Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A

Информация о деятельности отдела

ОТЧЁТ

о реализации основных направлений развития архивного дела

в муниципальном образовании

«Глазовский район»

за 2019 год

           

В целях обеспечение сохранности и государственного учёта документов Архивного фонда УР в 2019 году осуществлялись следующие мероприятия:

В целях повышения пожарной безопасности архива, его антитеррористической защищённости, для соблюдения установленных режимов хранения документов, а также для решения вопросов, связанных с выполнением предписаний служб пожарного и охранного надзора и иных служб, своевременно проводились инструктажи персонала, очередная учёба действий сотрудников в случае ЧС. Проведено плановое обследование (технический осмотр) состояния технических средств охраны и инженерно-технической укреплённости архива сотрудниками Глазовского отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Удмуртской Республике» (акт обследования объекта от 11.02.2019).

В целях поддержания надлежащего уровня безопасности архивных фондов в 2019 году также были проведены следующие мероприятия:

- разработан порядок (очередности) обесточивания электросетей;

- ведение журнала учёта первичных средств пожаротушения;

- применение энергосберегающего электрооборудования;

- замер сопротивления электропроводки;

- проверка огнетушителей; 

- контроль температурно-влажностного режима в архивохранилищах с последующей фиксацией в регистрационном журнале;

- приобретение архивных коробок.

В Комитет по делам архивов в апреле 2019 года была направлена анкета о состоянии пожарной безопасности в архивном отделе Администрации МО «Глазовский район».

В соответствии с подпрограммой «Архивное дело» в отчетном  году приобретены 2 многофункциональных устройства Kyocera ECOSYS M 240dn KX (А3, А4) для оцифровки архивных документов.

Приобретено 50 архивных коробок для текущего картонирования.

В соответствии с рекомендацией Комитета по делам архивов усилен контроль возврата документов, выданных во временное пользование и за сохранностью архивных документов при разрешении самостоятельного копирования архивных документов пользователями.

В сфере реализации долгосрочного Плана цикличной проверки наличия и состояния документов была проведена выборочная полистная проверка состояния и наличия дел, выданных пользователям в читальный зал и организациям во временное пользование в период 2016 г. в том числе аудиовизуальных документов. Проверено 181 дело на бумажной основе. Утраты документов и повреждений видеодокументов не выявлено. Физическое состояние документов удовлетворительное. Также была проведена проверка технического состояния электронных фотодокументов за 2007-2008 годы при помощи программы Nero CD-DVD Speed. Проверено 4 ед.хр. и 4 страховых из 2 фондов. Тестирование дисков проведено по файловому тесту и тесту поверхности. Установлено фактическое наличие единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, соответствие информации, хранящейся на них, описям, объема данным, представленным в книге учета, проверено физическое состояние дисков и контейнеров, состояние самих фотодокументов. Повреждений не выявлено. Составлены карточки и акты технического состояния электронных фотодокументов.

В ходе работ по использованию документов и в ходе проверки наличия и состояния выявлялись дела, требующие улучшения физического состояния, и вёлся их учёт в специальном журнале для планомерного проведения данного вида работ.

Закартонированы дела, принятые по плану от источников комплектования – 967 ед.хр., на 01.01.2020 г. в архивном отделе закартонировано 100% хранящихся дел.

В сфере комплектования и взаимодействия с организациями - источниками комплектования архивного отдела в 2019 году продолжена работа по оптимизации состава организаций - источников комплектования.

Из списка организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Глазовский район» в 2019 году были исключены 2 организации: муниципальное учреждение «Молодежный центр «Диалог» (протокол ЭПМК от 27.09.2019 № 10) в связи и ликвидацией и общество с ограниченной ответственностью «Труд» Глазовского района (протокол ЭПМК от 27.09.2019 № 10) в связи с сокращением производственной деятельности и прекращением образования документов Архивного фонда УР в процессе работы организации.

В список организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Глазовский район» в 2019 году организации не включались.

В списке организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Глазовский район» на 01.01.2020 года состоит 56 организаций, в списке физических лиц – 2 физических лица.

По истечении сроков временного хранения приняты:

· управленческая документация 25 организаций за 2003, 2007-2008, 2013-2014 годы в количестве 848 ед.хр.;

· документы по личному составу 6 организаций за 1945-2019 годы в количестве 1851 ед.хр.;

· фотодокументы от 1 организации 3 ед.хр. за 2015-2016 годы;

· электронные фотодокументы постоянного хранения от 2 организаций за 2013-2014 годы в количестве 2 ед.хр./129 ед.уч.

Подготовлены и направлены на ЭПМК описи:

- на управленческую документацию от 31 организации на 1183 ед.хр. за 2007-2019 годы;

- по личному составу – от 25 организаций на 526 ед.хр. за 1945-2019 годы.

11 организаций представили на согласование номенклатуры дел на 2019, 2020 годы.

В 2019 году разработана 1 инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления МО «Глазовский район».

Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления МО «Глазовский района» утверждена распоряжением Главы муниципального образования  «Глазовский район» от 10.09.2019 № 45 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования «Глазовский район».

Разработано и согласовано ЭПМК Комитета по делам архивов 1 положение о ЦЭК органов местного самоуправления МО «Глазовский район» и 5 положений об ЭК организаций: СПК «Коммунар», ООО «Октябрьский», СХПК «Заречный», СПК «Кожильский», СПК «Луч».

Разработано и согласовано ЭПМК Комитета по делам архивов 5 положений об архиве организаций на основе Сборника примерных положений: СПК «Коммунар», ООО «Октябрьский», СХПК «Заречный», СПК «Кожильский», СПК «Луч».

Архивный отдел продолжил работу по инициативному документированию мероприятий, проводимых в районе. В 2019 года засняты на цифровой фотоаппарат 5 районных мероприятия для пополнения Коллекции документов по истории района в последующие годы:

- Лыжня России - 2019;

- День органов местного самоуправления;

- торжественное открытие передвижной фотовыставки «Я с вами шел одной дорогой» М.Т. Калашников в архивных документах» в Глазовском районе;

- торжественное мероприятие, посвященное 90-летию Глазовского района;

- заседание Общественного совета.

Фотографии с районных мероприятий, на которых сотрудники архива не присутствовали, поступают на цифровых носителях в архивный отдел по налаженной схеме сотрудничества со структурными подразделениями Администрации района. Также по инициативе архивного отдела 1 комплект фотографий с характеристиками и ходатайствами лиц, помещённых на районную Доску Почёта в 2019 году, передан из Администрации района в архивный отдел.

Проведено 11 запланированных обследований состояния сохранности документов и делопроизводства в архивах организаций разных форм собственности по разработанному графику с целью оказания методической помощи, в т.ч. 1 обследование в управлении образования Администрации МО «Глазовский район» по заданию Комитета по делам архивов. Фактов серьёзных правонарушений в области архивного дела в ходе проведения обследований не выявлено.

Традиционно в начале года (06.02.2019) был проведён семинар с ответственными за архивы и делопроизводство. С докладом о результатах выполнения подпрограммы «Архивное дело» за 2018 год и анализом взаимодействия архивного отдела и организаций-источников комплектования архива по обеспечению сохранности и учёту документов, по обеспечению своевременной подготовки дел постоянного хранения для передачи в архивный отдел выступила начальник архивного отдела Богданова И.А.

Были определены задачи на новый делопроизводственный год в соответствии с перспективными показателями подпрограммы «Архивное дело» муниципальной программы «Муниципальное управление» Глазовского района на 2015-2020 гг. Ответственные за архивы были ознакомлены с распорядительными и нормативными документами по архивному делу, выписками из решений ЭПМК.

Также было рассмотрено 2 практических  вопроса:

- внедрение и требования Национального стандарта ГОСТ Р 7.097-2016;

- нормы и правила деловой речи.

По итогам работы за 2018 год специалисты 6 организаций – источников комплектования архивного отдела были награждены Почетными грамотами и благодарственными письмами Администрации МО «Глазовский район».

В целях создания информационно-поисковых систем, научной информации и использования документов в соответствии с перспективным Планом развития справочно-поисковых средств к документам архивного отдела на 2016-2020 годы в 2019 году продолжены мероприятия по развитию научно-справочного аппарата к документам муниципального архива.

Проведен анализ состояния НСА, в т.ч. автоматизированного, к документам архивного отдела Администрации МО «Глазовский район» по состоянию на 01.01.2019 и перспективах его развития, анкета направлена в Комитет по делам архивов.

В 2019 году было продолжено заполнение БД «Предметно-тематический указатель к решениям органов местного самоуправления – 331 запись за 2003-2004 годы.

В БД «Фотокаталог» внесены 30 записей на вновь принятые  фотодокументы за 2015-2016 годы.

В соответствии с перспективным Планом развития справочно-поисковых средств к документам архивного отдела на 2016-2020 годы в 2019 году проводилось:

заполнение полей программы «Архивный фонд» (4-ая версия). В обязательные к заполнению поля  БД «АФ» архивного отдела Администрации МО «Глазовский район» внесены записи:

- в раздел  «Фонд» внесено 2 новых фонда;

- в раздел «Опись» - 18 новых описей;

- в раздел «Дело» 2731 запись только по вновь принятым документам по 33 фондам;

- в раздел «Движение документов» в фондах, пополненных приёмом документов - 42 записи по 33 фондам.      

Сведения о знаменательных, юбилейных датах для АБД «Памятные даты Удмуртской Республики» и подготовки Календаря памятных дат Республики на 2020 год направлены в ГКУ «ЦГА УР».

Проведена оцифровка 305 дел/31206 страниц управленческой документации силами основных и временных сотрудников архивного отдела.

Был организован сбор сведений о делах по личному составу, хранящихся в муниципальных архивах (поступивших на хранение с 01.09.2018 по 01.09.2019) и архивах организаций - источников комплектования и представление информации в электронном виде в рамках БД «Местонахождение документов» в ГКУ «ГАСПД УР».

В 2019  году продолжилась работа по совершенствованию системы приёма граждан по принципу «Одного окна» и практики электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда РФ и многофункциональными центрами в Удмуртии.

Было продолжено информационное обеспечение мероприятий, проводимых в районе.

К 90-летию Глазовского района в соответствии с планом работы была подготовлена Интернет-выставка  фотодокументов «По страницам прошлого, 90 лет Глазовскому району» и размещена на сайте муниципального образования «Глазовский район».

К торжественному мероприятию ко Дню работников сельского хозяйства, которое состоялось 31.10.2019 г. и к торжественному мероприятию к 90-летнему юбилею Глазовского района, которое состоялось 01.11.2019 г. в Районном Доме культуры «Искра» д. Штанигурт совместно с МУК «Глазовский районный историко-краеведческий музейный комплекс» была подготовлена выставка документов и фотоматериалов «Годы. Люди. Жизнь».

Подборки исторических фактов из документов, фотодокументы о Глазовском районе использовались в статьях «Годы, события, люди»; «МО «Адамское». События, факты, люди» в газете «Иднакар» № 8 от 28.02.2019 г., № 12 от 28.03.2019.

В целях повышения открытости деятельности архива на странице архивного отдела на сайте муниципального образования «Глазовский район» размещено 7 информаций: о заседании расширенной Коллегии Комитета по делам архивов по итогам работы архивных учреждений УР за 2018 год,  о VII Всероссийском конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист», об Интернет-выставке архивного отдела «По страницам прошлого. 90 лет Глазовскому району», о расширенном заседании Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по итогам работы архивных учреждений за 1-е полугодие 2019 года, о III Республиканском фотоконкурсе «История Удмуртии в фотографиях», посвященном 100-летию государственности Удмуртии, анонс и информация об открытии передвижной фотовыставки «Я с вами шел одной дорогой» М.Т. Калашников в архивных документах» в Глазовском районе.

Составлено и направлено 5 информационных документов по запросам Администрации МО «Глазовский район»:

- о знаменательных, юбилейных датах Глазовского района на 2019 год;

-  к 90-летию Глазовского района;

- о выдающихся людях, родившихся, проживавших и проживающих, работавших и работающих в МО «Глазовский район» по документам архивного отдела Администрации МО «Глазовский район»;

- информация о сельскохозяйственных предприятиях Глазовского района;

- о знаменательных, юбилейных датах Глазовского района на 2020 год.

Проведены 2 обзорные экскурсии по фондам архивного отдела и школьные уроки и лекция по документам из этих фондов для студентов исторического факультета ФГБОУ ВО «Глазовский государственный педагогический институт им. В.Г. Короленко».

В 2019  году продолжена работа по совершенствованию системы приёма граждан по принципу «Одного окна» и практики электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда РФ и многофункциональными центрами в Удмуртии. Получен новый сертификат на ЭЦП.

Исполнено 1158 поступивших запросов социально-правового характера и 195 тематических запросов.

С документами архивного отдела работали 10 исследователей, выдано в читальный зал 45 дел.

На официальном сайте муниципального образования «Глазовский район» на страничке архивного отдела в 2019 году было зафиксировано 1190 посещений. Всего просмотрели информации архивного отдела в новостной ленте официального сайта МО «Глазовский район» 6161 пользователь.